Savoir gérer sa messagerie

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mai 24, 2021

Les e-mails peuvent être une lutte avec toutes ces informations tous les jours. Il est important de connaître la différence entre quels e-mails sont importants et quels e-mails peuvent attendre que vous lisiez et répondiez si nécessaire. Cet article vous aidera à trouver un moyen de vous protéger au mieux des e-mails indésirables et de mieux organiser votre lecture d’e-mails au quotidien.

Saviez-vous que, chaque année, 87 milliards d’emails sont envoyés à travers le monde?

La bonne nouvelle est qu’ils n’arrivent pas tous dans votre boîte électronique! Ce qui n’empêche que vous en recevez sans doute beaucoup que vous ne désirez pas, et qu’il vous arrive peut-être de vous demander comment vous en protéger. C’est possible, à condition d’adopter une gestion rigoureuse de vos messages, partant du principe que votre boîte de réception est un sanctuaire que vous entendez bien faire respecter. La première astuce pour vous préserver? Appliquer des filtres automatiques dont dispose toute boîte de réception qui se respecte. Ces filtres vous permettent notamment de classer automatiquement ces messages dans des dossiers dédiés, ou de leur attribuer un libellé. Cela vous permet de classer les emails qui n’ont pas besoin d’être lus immédiatement, comme ceux que vous envoient certains de vos proches, et qui contiennent des vidéos ou des liens vers différents sites. Le filtre vous permettra de les déposer par exemple dans un dossier « Divers » sans autre intervention de votre part, afin de les consulter plus tard. Si vous ne souhaitez pas que votre boîte de réception soit inondée de messages peu importants, pensez à vous désinscrire des newsletters qui ne vous intéressent plus, et à ranger les autres dans un dossier spécifique, à consulter à votre guise.

On s’organise!

Une fois ces précautions prises, vous pouvez encore appliquer quelques règles efficaces:

  • Si vous ne voulez pas devenir esclave de votre messagerie, préférez traiter les messages par lots plutôt qu’un par un, au fur et à mesure qu’ils vous parviennent. Tous les mails ne sont pas urgents, loin de là, et vous n’avez aucune obligation d’y répondre dans la seconde…
  • En revanche, n’hésitez pas trop longtemps avant de les traiter si vous ne voulez pas que votre boîte de réception se mette à ressembler à un grenier dans lequel s’entassent des objets oubliés devenus inutiles.
  • Si vous appréciez que l’on respecte votre messagerie, pensez à en faire de même pour celles de vos proches ou de vos connaissances. Profiter d’une nuit d’insomnie pour envoyer de petits bonjours amicaux à l’un ou à l’autre est charmant… mais peut être très gênant pour les destinataires qui voient arriver leurs mails sur leurs smartphones. Il suffit que le téléphone repose sur la table de chevet et qu’il ne soit pas réglé sous silence pour être réveillé en pleine nuit. Autant y penser avant de déclencher un incident diplomatique!

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